pengorganisasian

DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Desain organisasi: penentuan struktur organisasi yang paling memadai untuk

strategi, orang, teknologi dan tugas organisasi.

Struktur organisasi: cara yang dipakai untuk membagi, mengorganisasikan

dan mengkoordinasikan aktivitas organisasi.

Langkah pertama yang amat penting dalam pengorganisasian, yang dilakukan
setelah perencanaan, adalah proses mendesain organisasi. Pola hubungan
spesifik yang diciptakan manajer dalam proses ini disebut struktur organisasi.

Pengorganisasian: proses manajerial yang berkelanjutan. Empat langkah mendasar ketika seorang manajer mulai membuat keputusan mengenai pengorganisasian:

1.   Pembagian pekerjaan: membagi seluruh beban pekerjaan menjadi banyak
tugas yang secara wajar dan nyaman dapat dilaksanakan oleh individu
atau kelompok.

2. Departementalisai:menggabungkan tugas secara logis dan

efisien,pengelompokan karyawan dan tugas.

3. Hierarki organisasi: sesuatu yang dihasilkan oleh adanya hubungan

“penetapan siapa yang member laporan kepada siapa dalam organisasi”.

4. Koordinasi: penetapan mekanisme yang menyatukan aktivitas
departemental menjadi suatu kesatuan dan memonitor keefektifan
integrasi tersebut.

EMBAGIAN PEKERJAAN

“Kadangkala Pembagian Kerja dinamakan dengan Pembagian Tenaga Kerja,
namun lebih sering digunakan Pembagian Kerja karena yang dibagi-bagi adalah
pekerjaannya, bukan orangnya.”

Bagaimana pembagian pekerjaan meningkatkan produktivitas?

pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat

dipelajari dan diselesaikan dengan relatif cepat.Memperkuatspesialisasi, ketika seseorang menjadi pakar dalam pekerjaan tertentu.Menciptakan variasi pekerjaan, sesuai dengan kemampuan masing-masingorang.

Kerugian:

1. Perasaan terasing pada tiap pegawai jika tidak ada pengendalian

2. Kebosanan diakibatkan oleh spesialisasi tugas yang menjadi

pengulangan dan tidak memuaskan secara pribadi.

DEPARTEMENTALISASI

Yaitu pengelompokan menjadi departemen aktivitas pekerjaan yang serupa dan

secara logis berhubungan.

HIERARKI ORGANISASI

2 konsep penting dalam hierarki:

1.Span of management control (rentang kendali

manajemen/rentang manajemen) : jumlah bawahan yang melapor

langsung kepada manajer tertentu.

2.Chain of command: rencana yang menentukan siapa melapor kepada siapa dalam sebuah organisasi jalur pelaporan seperti ini merupakan sifat menonjol dari semua bagan organisasi.

1. Rentang itu dapat mempengaruhi apa yang terjadi pada hubungan kerja
dalam sebuah departemen tertentu. Rentang terlalu lebar terlalu
banyak yang harus diperhatikan manajer, p[engarahan tidak sampai
dengan maksimal kepada karyawan. Rentang terlalu sempit tidak
efisien, sebab tenaga manajer kurang dimanfaatkan.

2. Rentang dapat mempengaruhi kecepatan pembuatan keputusan dalam situasi yang harus melibatkan berbagai tingkat dalam hierarki organisasi.Rentang kendali manajemen sempit hierarki tinggiRentang kendali manajemen lebar hierarki datar

Tidak ada rentang manajemen yang ideal. Pemilihan rentang manajemen yang
sesuai harus mempertimbangkan berbagai faktor seperti: lingkungan,
kemampuan manajer dan karyawan. Rentang manajemen yang lebih lebar
sesuai untuk manajer dan karyawan yang lebih berpengalaman. Hierarki tinggi
dapat menjadi hambatan untuk membuat keputusan yang cepat.

∴ hierarki & rentang kendali manajemen dapat dan harus berubah sesuai waktu.

KOORDINASI

Tanpa koordinasi: orang kehilangan pandangan terhadap perannya dalam
organisasi secara total, tergoda untuk mendahulukan kepentingan departemen

KEKUASAAN

Kekuasaan adalah kemampuan untuk memberikan pengaruh pada orang lain
artinya suatu kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau
kelompok. Di suatu organisasi, manajer menggunakan kekuasaan kemudian ia
akan memberikan pengaruh kepada karyawan di bawahnya. Akan tetapi Para
manajer juga harus menyadari bahwa kekuasaan bukan hanya dimiliki oleh
mereka melainkan di tingkat bawah para anggota organisasi juga mempunyai
kekuasaan informal yang cukup besar yang didasari oleh pengetahuan,
keterampilan atau sumber daya yang mereka miliki.

Seorang manajer tidak hanya menerima dan memahami kekuasaan sebagai suatu bagian integral pekerjaannya tetapi juga harus memahami bagaimana menggunakan kekuasaan tersebut, bukan menyalahgunakannya.

Bentuk – bentuk kekuasaan:

1. Kekuasaan pribadi (personal power)
Kekuasaan yang di dapat dari pengikut dan didasarkan pada seberapa
besar pengikut tersebut mengagumi, respek dan terikat pada pemimpin.
Yang termasuk kekuasaan personal adalah kakuasaan keahlian dan
kekuasan rujukan.

2. Kekuasaan posisi (position power)
Kekuasaan yang di dapat dari wewnang formal organisasi. Besarnya
tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi
tersebut. Yang termasuk dalam kekuasaan posisi adalah kekuasaan
memaksa, kekuasaan menghagai, kekuasaan sah dan kekuasaan
pengendali informasi.

Sumber kekuasaan menurut John Brench dan Bertram Raven:

1. Kekuasaan menghargai (reward power)
Kekuasan yang di dasarkan pada kemampuan seseorang pemberi
pengaruh untuk memberi penghargaan pada orang lain yang dipengaruhi
untuk melaksanakan perintahnya (berupa bonus,perkembangan karir
sampai senioritas atau persahabatan)
Misalnya adalah kekuasaan seorang supervisor untuk memberi tugas
kepada karyawannya.

2. Kekuasaan memaksa (coercive power)
Kekuasaan berdasarkan kemampuan orang untuk menghukum orang yang
di pengaruhi jika tidak mau mengikuti perintah atau persyaratan (teguran
sampai hukuman)

3. Kekuasaan sah (legimate power)

Kekuasaan formal yang diperoleh berdasar hukum atau aturan yang
timbul dari pengakuan seseorang yang dipengaruhi bahwa pemberi
pengaruh berhak menggunakan pengaruh sampai batas tertentu.
Kekuasan sah terbentuk dari nilai – nilai intern karena seseorang tersebut
telah diangkat menjadi pemimpinnya.
Misalnya hak seorang menejer untuk menetapkan jadwal kerja.

4. Kekuasaan keahlian (expert power)
Kekuasaan yang di dasarkan pada persepsi atau keyakinan bahwa
pemberi pengaruh mempunyai keahlian relevan atau pengetahuan khusus
yang tidak dimiliki oleh orang yang di pengaruhi. (presiona atau tenaga
ahli)
Misalnya kita melakukan apa yg diperintah oleh dokter kita, kita mengakui
akan kekuasaan keahlian mereka.

5. Kekuasaan rujukan (referent power)
Kekuasaan berdasarkan pada keinginan dari orang yang dipengaruhi
untuk menjadi seperti atau menyamakan dirinya dengan pemberi
pengaruh. (karisma,keberanian,simpatik)
Misalnya manajer yang populer dan teliti akan mempunyai kekuasaan
rujukan bila karyawan termotivasi unuk meniru kebiasaannya.

Seorang manajer berpotensi untuk menggunakan kelima dasar kekuasaan di
atas. Kekuasaan sah,kekuasaan menghargai dan kekuasaan memaksa sangat
melekat dalam posisi. Tetapi kekuasaan keahlian dan rujukan tidak dapat
diberikan kepada manajer bersama dengan jabatan.

Pandangan kekuasaan :

1. Pandangan negatif

Kekuasaan untuk mempunyai kekuasaan atas diri orang lain yang kurang
beruntung dan mengaggap orang lain sebagai pion untuk digunakan atau
di korbankan untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Pandangan ini akan
menyebabkan kegagalan bagi pemilik kekuasaan karena orang yang
dijadikan pion cenderung akan menentang dan akan menerima dengan
sangat pasif.

2. Pandangan positif

Kekuasaan yang paling baik dicirikan dengan perhatian untuk stuktur
kelompok. Manajer akan mendorong anggota kelompok untuk
mengembangkan kekuatan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk
menjadi sukses sebagai individu dan sebagai anggota dari organisasi.

Karakteristik kunci menangani kekuasaan dengan sukses (John P Kotter)

1.Peka terhadap sumber kekuasan mereka. Mereka menjaga tindakan tetapi
tetap konsisten dengan harapan orang. Misalnya mereka tidak mencoba
menerapkan kekuasaan keahlian dari satu bidang dalam bidang lain.
2.Mengakui perbedaan biaya, risiko dan manfaat dari 5 kekuasaan dasar.
Mereka menggunaan dasar kekuasaan manapun yang sesuai dengan

situasi atau orang tertentu.

3.Menghargai bahwa setiap dasar kekuasan mempunyai keunggulan.
Mereka mencoba mengembangkan keterampilan dan kredibilitas mereka
sehingga dapat menggunakan metode apapun yang paling baik.

4.Mepunyai sasaran karier yang membuat mereka mengembangkan dan

menggunakan kekuasaan. mereka mencari pekerjaan yang akan membina

keterampilan mereka, membuat orang merasa tergantung padanya dan

menggunakan salah satu tipe kekuasaan yg paling mungkin untuk dipakai.

5.Bertindak secara wajar dan mengembangkan kendali diri. Mereka
menghindari menonjolkan kekuasaan secara angkuh dan mencoba untuk
bertindak kasar bila tidak diperlukan.

6.Memahami bahwa kekuasaan perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Mereka merasa senang menggunakan kekuasaan untuk mendorong keberhasilan pelaksanaan tugas oganisasi.

Manajer yang sukses mempunyai kebutuhan untuk mempengaruhi orang lain
lebih untuk kepentingan orang dalam organisasi, bukannya untuk menambah
kekuasaan diri sendiri. Manajer yang menggunakan kekuasaan mereka dengan
kedali diri akan lebih efektif dari pada memupuk kekuasaan untuk memuaskan
kebutuhan mendominasi orang lain. Manajer yang baik adalah manajer yang
mendorong semangat tim, mendukung karyawan dan menghargai prestasi
mereka dan oleh karena itu meningkatkan moral mereka.

Kekuasaan menjadi mudah terlembaga, tapi bagi mereka yang dipercaya orang

lain, memiliki kekuasaan terlihat lebih mudah untuk mempengaruhi orang lain.

Seorang penulis terkenal, Rosabeth Moss Kanter, mengusulkan sejumlah cara anggota sebuah organisasi untuk dapat memperoleh kekuasaan yang tertulis dalam arti kunci kekuasaan organisasi kanter.

Arti kunci kekuasaan organisasi Kanter adalah

1.Aktivitas luar biasa. memuat perubahan, menempati suatu posisi atau
berhasil mengambil risiko yang besar akan mendorong kepemilikan
kekuasaan.

2.Visibilitas. menjadi dikenal atau memperoleh kesempatan diperkenalkan kepada pemegang kekuasaan dan bahkan melakukan aktivitas tertentu yang tampaknya resikonya lebih besar dari pada yang sebenarnya akan mendorong kesuksesan dengan menggunakan kekuasaan yang dimiliki.

3.Relevansi. memiliki kekuasaan yang berhasil berarti mampu

menyelesaikan masalah organisasi yang otentik atau akurat.

4.Sponsor. memiliki sponsor atau mentor (seseorang yang memberi nasehat
kepada anda mengenai cara agar berhasil dalam organisasi) dapat
menjadi sumber kekuasaan informal , terutama bila sponsor menikmati
kekuasaan yang cukup besar.

Kekuasaan adalah fakta penting dari kehidupan organisasi. Manajer tidak hanya
harus menerima dan memahaminya sebagai bagian dari pekerjaan, tetapi juga
harus belajar cara menggunakannya tanpa menyalahgunakannya untuk
mencapai sasaran sendiri dan organisasi. Salah satu bentuk kekuasaan adalah
wewenang.

Wewenang : hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau

tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai. Memberi wewenang
termasuk memberikan kebebasan dan tanggung jawab kepada karyawan utntuk
melakukan pekerjaannya menurut cara terbaik menurutnya, tanpa harus
meminta petunjuk orang yang mempunyai wewenang lebih tinggi.

Sumber wewenang

1. Wewenang formal (pandangan klasik / classical view)
Wewenang pemberian atau pelimpahan dari suatu tingkat yang tinggi ke
tingkat yang lebih rendah.

2. Wewenang penerimaan (acceptance theory of authority)
Sudut pandang wewenang adalah penerima perintah, bukan pemberi
perintah. Pandangan ini berarti bahwa tidak semua perintah dipatuhi oleh
penerima perintah. Penerima perintah akan menentukan apakah akan
menerima perintah atau tidak.

11. Dia dapat memahami komunikasi

2. Ia percaya bahwa perintah tersebut tidak bertentangan dengan tujuan

organisasi

3. Perintah tersebut tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi secara

keseluruhan

4. Secara fisik dan mental mampu menjalankan perintah tersebut.

Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat ditaati oleh bawahan maka

diperlukan adanya =

1. Kekuasaan (power)

2. Tanggung jawab dan akuntabilitas
Tanggung jawab adalah suatu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang
timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya.
akuntabilitas adalah permintan pertanggung jawaban atas pemenuhan
tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Wewenang yang diberikan
besarnya harus sama dengan tanggung jawab yang akan diberikan, dan
diberikan kebebasan untuk menentukan keputusan – keputusan yang
akan diambil.

3. Pengaruh (influence)

Yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk
melakukan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang
mempengaruhi.pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan,
dan menghukum , pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran
informasi yg lebih baik.

Dalam banyak organisasi, manajer membagi wewenang menjadi wewenang lini,
wewenang staf dan wewenang fungsional. Wewenang ini dibedakan menurut
jenis kekuasaan yang menjadi dasarnya.

A. Wewenang Lini

Wewenang Lini yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada
bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai
rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.
Wewenang ini diiliki oleh menejer lini yg mengambil keputusan untuk
mencapai tujuan organisasi secara langsung. Dalam bagan organisasi,
wewenang lini digambarkan oleh garis yg menghubungkan menejemen
pusat sampai ke menejemen tingkat bawah.

B. Wewenang Staf

Wewenang staf dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang yang
memberikan jasa atau nasehat kepada manajer lini. Staf ahli biasanya
merupakan istilah yang menggambarkan posisi tersebut. Staf ahi
memberikan nasehat berdasarkan keahlian, pengalaman atau riset dan
analisis yang diperlukan , termasuk bantuan pelaksanaan kebijakan,
monitor dan pengendalian. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak
secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau
organisasi. Contoh dari anggota dengan wewenang staf adalah anggota
depaartemen akuntansi dan personalia.

C. Wewenang Fungsional

Wewenang fungsional adalah wewenang anggota staf departemen untuk
mengendalikan akivitas departemen lain karena berkaitan dengan
tanggung jawab staf spesifik. Wewenang ini biasanya diberikan kepada
individu untuk melengkapi wewenang lini dan wewenang staf yg telah
dimiliki.Fungsi keuangan dan akuntansi sering diberikan wewenang
fungsional